A autorização de uso do CT-e é concedida, antes da ocorrência do fato gerador, pela Administração Tributária da unidade federada do contribuinte ou deste Estado.

O CT-e só terá validade jurídica se assinada digitalmente pelo emitente e se tiver seu uso autorizado pela Administração Tributária do domicílio fiscal do contribuinte, a exemplo do que ocorre com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

A autorização de uso de um CT-e pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma determinada prestação de serviço de transporte, a partir de determinada data e que verificou, previamente, determinados aspectos formais, como autoria, leiaute, numeração e autorização do emitente, da referida “declaração”.

O contribuinte credenciado deverá solicitar a concessão de Autorização de Uso do CT-e, mediante transmissão do arquivo digital do CT-e, via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, com utilização de software por ele desenvolvido ou adquirido (ou, eventualmente, disponibilizado pela administração tributária).

Previamente à concessão da Autorização de Uso do CT-e, a administração tributária competente analisará, no mínimo, os seguintes elementos:

a) a regularidade fiscal do emitente (se inscrição normal, baixada, cassada ou suspensa);

b) o credenciamento do emitente;

c) a autoria da assinatura do arquivo digital;

d) a integridade do arquivo digital;

e) a observância do leiaute do arquivo estabelecido no MOC – Manual de Orientação do Contribuinte;

f) a numeração e a série do documento.

Do resultado da análise, conforme item anterior, a Administração Tributária cientificará o emitente, da regular recepção ou da rejeição do arquivo do CT-e.

No caso de “regular recepção do arquivo”, a cientificação da autorização de uso do CT-e será efetuada mediante protocolo, disponibilizado ao emitente ou a terceiro por ele autorizado, via Internet, contendo, conforme o caso, a chave de acesso, o número do CT-e, a data e a hora do recebimento da solicitação, pela administração tributária, e o número do protocolo.

Concedida a autorização de uso do CT-e, a administração tributária que autorizou o CT-e deverá transmiti-lo para a secretaria da receita federal do brasil e aos estados do início da prestação do serviço de transporte; do término da prestação do serviço de transporte; do tomador do serviço e à superintendência da zona franca de Manaus, se a prestação de serviço de transporte tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas da SUFRAMA .

Quando da rejeição do arquivo do CT-e, a Administração Tributária, esclarecerá os motivos, conforme segue:

a) falha na recepção ou no processamento do arquivo;

b) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;
c) não credenciamento do emitente para emissão do CT-e;

d) duplicidade de número do CT-e;

e) falha na leitura do número do CT-e;

f) erro no número do CNPJ, do CPF ou da inscrição estadual;

g) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo do CT-e;

Após a concessão da Autorização de Uso do CT-e, o arquivo do CT-e não poderá mais ser alterado.

A SEFAZ não se responsabiliza pelo mérito da declaração, que é de inteira responsabilidade do emitente do CT-e.

Quando da rejeição do CT-e, seus dados não serão gravados no banco de dados da Sefaz.

Denegada a autorização de uso do CT-e, o arquivo digital transmitido ficará arquivado na administração tributária respectiva, para consulta, onde constará: "denegada a autorização de uso".

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